Los trámites para gestionar una herencia pueden ser complicados sin la información adecuada. En este artículo los conocerás y te ayudaremos a realizarlos.

Seguro que ahora que estás leyendo este artículo no es el mejor momento para ti.

El fallecimiento de un familiar ha sido reciente en el tiempo, y te surgen un muchas preguntas sobre lo que tienes que hacer.

En mi  artículo sobre herencias intentaba explicarte las razones por las que es recomendable no perder tiempo y cumplir con todas tus obligaciones tras el fallecimiento de un familiar.

Espero haberte convencido de la importancia de ser ágiles en estos trámites hereditarios.

Estos trámites están cargados de burocracia. Y de plazos.

Ármate de paciencia. Con esta nueva serie de artículos te ayudaré en los pasos que tienes que seguir para gestionar la herencia tras un fallecimiento.

Con un poco de orden y criterio ahorrarás tiempo y evitarás viajes innecesarios.

Trámites necesarios para acreditar legitimidad en la Herencia

Para poder reclamar una herencia, lo primero que debes hacer es justificar que tienes algún derecho sobre ella.

Esto sólo es posible después de haber obtenido la siguiente documentación:

  • Certificado de defunción
  • Certificado de últimas voluntades
  • Testamento o Declaración de herederos

Las particularidades y utilidad de cada documento son diferentes, por lo que lo mejor será que las conozcas.

Certificado de defunción

No podrás obtener ninguna herencia de una persona sin acreditar su fallecimiento, así que este es el primer documento que debes conseguir.

Lo más habitual es que alguien se encargue de la gestión del propio fallecimiento, y te facilite gratuitamente varios certificados de defunción.

En esos casos, es frecuente que la aseguradora haga las gestiones si el difunto contaba con un seguro de decesos.

Seguro de decesos

Es un seguro que da cobertura al fallecimiento de una persona.

Las coberturas dependerán la póliza que se tuviera contratada para cubrir, por ejemplo, de los gastos de entierro, funeral, esquelas, ataúd, lápidas, etc.

Si ese no es tu caso tampoco debes preocuparte. Podrás acudir al Registro Civil del lugar de defunción y obtenerlo en el acto.

Eso sí, recuerda que deben haber transcurrido al menos 24 horas desde el fallecimiento.

Solicitar el Certificado de Defunción a través de Internet

También es posible solicitarlo por Internet a través de la Sede electrónica del Ministerio de Justicia.

No te dejes engañar por la búsqueda de Google, ya que el trámite para obtener el certificado de defunción es totalmente gratuito.

Será necesario completar los datos en el formulario de solicitud.

Asegúrate de elegir un Tipo de Certificación Literal (ver imagen) que, como su nombre indica, permite obtener una copia exacta de la transcripción del registro:

Uno de los trámites de una herencia es solicitar el certificado de defunción

Uno de los trámites de una herencia es solicitar el certificado de defunción

Un problema muy común ocurre a la hora de rellenar los Datos registrales del hecho.

Lo habitual será que no sepas el Tomo y el Folio donde está inscrito el fallecimiento.

En ese caso rellena esos dos campos con el valor 00 (doble cero) y podrás continuar la tramitación (imagen):

Cuando realices los trámites de la herencia, ten en cuenta estos trucos para solicitar el certificado de defunción online

Cuando realices los trámites de la herencia, ten en cuenta estos trucos para solicitar el certificado de defunción online

Comprobarás que lo has hecho correctamente cuando recibas un correo electrónico de Justicia confirmando tu petición.

En la respuesta verifica el número de identificación de la solicitud, que te permitirá comprobar el estado de tramitación.

Problemas a la hora de obtener el Certificado de Defunción

Si a través de la página web no aparece el Registro Civil de la localidad donde se produjo la defunción, tus opciones pasan por acudir presencialmente a ventanilla.

Antes de eso, intenta ponerte en contacto telefónico con ese Registro.

Al ser de menor tamaño suelen ser más flexibles en la atención al público, y lo más seguro es que te faciliten otras formas de solicitud (p.ej. vía fax).

En cualquier caso, sea presencial o por Internet, al tratarse de una gestión completamente gratuita te recomendamos que solicites varios certificados de defunción.

No sólo por razones prácticas, sino también para ayudar a tu economía (p.ej. te ahorrarás las copias en los impuestos que lo requieran).

Certificado de últimas voluntades (y certificado de contrato de seguros se cobertura de fallecimiento)

En este bloque te hablaré de dos certificados que, aunque no tienen mucha relación entre sí, por la forma y lugar donde obtenerlos merece la pena tratar a la vez.

El certificado de últimas voluntades permite saber si el difunto dejó testamento.

A su vez, el certificado de contrato de seguros de cobertura de fallecimiento (certificado de seguros de vida, para entendernos), acredita si el fallecido era titular de algún seguro de vida que pueda reclamarse por sus beneficiarios.

Solicitud presencial del Certificado de Últimas Voluntades

Para obtener ambos es necesario acudir a la gerencia territorial del Ministerio de Justicia más cercana a tu domicilio.

No olvides llevar contigo el certificado de defunción, ya que es necesario para hacer este trámite.

Sin embargo, deberás esperar al menos 15 días hábiles desde la defunción para que estén disponibles. Transcurrido ese plazo los podrás obtener en el acto.

Para obtener cada uno de ellos tendrás que rellenar dos modelos 790 (uno para cada certificado).

Puedes conseguirlos allí directamente, o bien puedes descargarlos en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, rellenarlos e imprimirlos en casa y acudir a la sede física con los deberes hechos.

Presta atención con esta última posibilidad. No debes reutilizar el modelo que acabas de descargar, ya que cada formulario debe tener su propio número de justificante:

 

Un trámite importante de la herencia es solicitar mediante el modelo 790 el certificado de actos de última voluntad.

Un trámite importante de la herencia es solicitar mediante el modelo 790 el certificado de actos de última voluntad.

Recuerda además que debes presentar un modelo por cada certificado, y que por lo tanto deberás marcar la casilla que corresponda en cada modelo diferente:

Debes presentar un modelo 790 para cada certificado (últimas voluntades y contrato de seguro)

Debes presentar un modelo 790 para cada certificado (últimas voluntades y contrato de seguro) marcando la casilla correspondiente

Pago de las Tasas para el Certificado de Actos de Última Voluntad

Previo a la presentación de los modelos habrás tenido que abonar la tasa correspondiente (que actualmente es de 3,70 euros) y anotarla en la casilla del modelo.

En la Gerencia no es posible realizar el pago, por lo que debes acudir previamente a las oficinas de alguna entidad colaboradora.

También puedes realizar el pago a través de Internet en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, y obtener el justificante del pago (o el NRC).

Recuerda, de nuevo, que debes pagar la tasa por cada modelo diferente, y debes realizar el pago por separado.

Solicitar el Certificado de Últimas Voluntades a través de Internet

Aunque es posible realizar todos estos trámites a través de Internet y de correo ordinario, te recomendamos que hagas la gestión de manera presencial.

La solicitud a través de Internet requiere algunas configuraciones específicas de tu equipo y tu navegador, por lo que es posible que tengas problemas en su tramitación electrónica.

Si eliges la opción por correo postal (o no tienes otra alternativa), deberás añadir al tiempo que tardan en recopilar los certificados el plazo que transcurre desde que reciben la solicitud hasta que la tramitan.

Documentación para acreditar parentesco e interés en la Herencia

La espera por el certificado de últimas voluntades es un buen momento para recopilar otro tipo de información.

Esa documentación es igualmente necesaria y te será mucho más fácil conseguirla (en parte porque quizá ya la tengas en tu poder).

Estamos hablando de la documentación que acredita el grado de parentesco que tenías con el fallecido.

En el supuesto más sencillo, en que la relación sea ascendente (padre, madre, abuelos, etc.), descendente (hijos, nietos, etc.) o incluso de primer grado (hermanos) bastará con los libros de familia donde consten las relaciones.

Cuando el parentesco sea más alejado o según se vaya complicando la relación serán necesarios más documentos.

Estamos hablando de certificados de nacimiento, matrimonio, defunción, etc.

Ejemplo

Por ejemplo, imagina que ha fallecido un tío tuyo (hermano de tu madre) que se casó y enviudó en Suiza y que pasó sus últimos años aquí en su país natal.

Deberás recopilar, además del certificado de defunción de tu tío, su certificado de nacimiento y el de tu madre; el certificado de su matrimonio y el de defunción de su esposa, así como tu propio certificado de nacimiento.

La documentación de parentesco puede ser necesaria para obtener el Testamento

Que esta documentación sea imprescindible o no dependerá, como verás más adelante, de si existe testamento o no y de cómo está redactado.

Para que te hagas una idea: puede ocurrir que unos padres hayan dejado testamento, pero que hagan una disposición genérica «a sus hijos» sin especificar nada más.

En este caso todos los hijos (y herederos) deberán acreditar tal condición ante la notaría.

Puede parecerte algo obvio, pero a efectos legales es necesario acreditar el parentesco, y esto sólo puede hacerse con la documentación que he mencionado antes.

También puede ocurrir que la persona fallecida nombre en su testamento a otra con quien no tenga parentesco.

Por el mero hecho de ser nombrada, a esa persona le bastaría con el DNI para demostrar su condición de heredera, sin necesidad de acreditar ninguna relación familiar mediante certificados.

Testamento o Declaración de Herederos

Llegados a este punto, tienes en tu poder esta documentación:

  • El certificado de defunción que acredita que una persona ha fallecido
  • A su vez, el certificado de últimas voluntades que deja constancia de que esa persona ha dejado o no testamento
  • La documentación de parentesco que determina que eres parte interesada en la herencia

Como apuntaba anteriormente, el certificado de últimas voluntades será el que nos despeje la duda sobre si existe o no testamento.

Por esa razón, el siguiente paso dependerá del sentido de la respuesta.

Copia Autorizada o Auténtica del Testamento

En caso de que exista testamento, tendrás que obtener bien una copia autorizada o una copia auténtica del mismo.

Copia autorizada y copia auténtica

Las copias autorizada y auténtica son documentos emitidos por una notaría y firmados por el notario, que certifican que su contenido es idéntico al que custodia. [Fuente: definición de notariado]

No solicites la copia simple porque  no suelen admitirla para liquidar los impuestos.

Siempre recomiendo la copia autorizada porque es más económica que la auténtica, y para este propósito ambas son igualmente válidas.

Para obtenerla deberás acudir a la notaría que figura en el certificado de últimas voluntades con la documentación necesaria:

  • Certificado de defunción
  • Certificado de últimas voluntades
  • Tu documento nacional de identidad
  • Documentación que acredite que eres «parte interesada», es decir, sobre el grado de parentesco y sobre la relación familiar con el difunto

Una situación habitual en la práctica (sobre todo con herencias antiguas) es encontrar que el Notario referenciado no siga en activo.

No te preocupes, el Consejo General del Notariado o el Colegio de Notarios del lugar del lugar donde ejercía te podrán indicar que notaría lleva ahora ese asunto (la terminología correcta es «que Notaría custodia ahora esos protocolos»).

En esa notaría obtendrás la copia del testamento.

Otras cosas que debes tener en cuenta para obtener el Testamento en la Notaría

Para recoger el testamento no vale que lo haga otra persona en tu nombre (ni siquiera un abogado) a menos que la apoderes formalmente (mediante poder notarial).

Este apoderamiento no te lo recomendamos, salvo circunstancias muy concretas.

Si trabajas con alguna notaría de confianza, seguro que sabes que podrá hacer esta gestión por ti.

Entre las notarías cuentan con mecanismos de comunicación que les permiten, por ejemplo, solicitar y recibir copias de documentos custodiados por Notarios en la otra punta del país.

Todo muy cómodo y eficaz, aunque también más caro que hacerlo por tu cuenta.

Declaración de herederos (o acta de declaración de herederos abintestato)

Si el certificado de últimas voluntades resultó negativo deberás realizar el trámite conocido legalmente como «acta de declaración de herederos abintestato».

A raíz de los cambios normativos introducidos por la Ley 15/2015, de 2 de julio, de la Jurisdicción Voluntaria, el tramite debe realizarse ante Notario.

Tienes libertad para elegir la notaría que prefieras siempre y cuando se encuentre entre alguna de las siguientes dentro del territorio (art. 55):

  • en el lugar en que hubiera tenido el fallecido su último domicilio o residencia habitual;
  • donde estuviere la mayor parte de su patrimonio;
  • o en el lugar en que hubiera fallecido

También puedes elegir a un Notario de un distrito colindante a los anteriores.

Una vez seleccionada la notaria deberás acudir y entregar:

  • El certificado original de defunción del fallecido
  • El certificado de últimas voluntades en el que conste que no dejó testamento.
  • El Documento Nacional de Identidad del fallecido
  • Además los documentos de identidad de todos los que seréis declarados herederos, acompañados de todos los documentos que acrediten vuestro parentesco con el finado o el interés legítimo en la herencia (recuerda: certificados de matrimonio, de nacimiento, libros de familia, etc.).

Acta de Declaración de Herederos

Cuando la Notaría disponga de toda esta documentación, preparará el acto de declaración de herederos y os citará para la firma.

Ese día bastará con que acuda sólo uno de los herederos, acompañado eso sí de dos testigos (unos vecinos o amigos servirán).

Una duda muy frecuente es si los testigos pueden ser familia o no. La respuesta es que pueden serlo perfectamente.

Es incluso aconsejable ya que conocerán mejor las circunstancias del fallecido. La única restricción es que no pueden tener interés directo en la herencia.

Obtención del Acta de Declaración de Herederos

Una vez finalizado el acto deberás esperar 20 días hábiles (es decir, sin contar sábados, domingos ni festivos) para recogerla.

En la práctica un mes, más o menos.

Este plazo tiene su razón de ser, ya que debe comprobarse que todo lo que has acreditado en la Notaría es cierto y se ajusta a la realidad.

Puede que no sea tu caso, pero las disputas familiares pueden hacer que nos encontremos situaciones como:

  • Varias declaraciones simultáneas de partes enfrentadas
  • Herederos legítimos «omitidos accidentalmente»
  • Y así, un largo etcétera

Por esa razón la Notaría se toma su tiempo en realizar las comprobaciones oportunas en ese plazo.

Puede parecer algo elevado con la tecnología en estos días, pero no pierdas de vista que lo importante es que se haga con todas las garantías.


 

Como ves, los trámites para reclamar una herencia son numerosos y cargados de burocracia y papeleo.

Pero si sigues mis consejos te ahorrarás muchos quebraderos de cabeza, y sobre todo tiempo necesario para hacer las gestiones correctamente.

Recuerda que si tienes alguna duda puedes contactar conmigo a través de cualquiera de nuestros canales, o dejando un comentario.

 

La guía definitiva de trámites para recibir una Herencia (Parte I)
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